1. Vær ude i god tid

Inden man får set sig om, er det igen tid til et af julens store højdepunkter, nemlig de årlige julefrokoster. Julen er en travl tid for alle og derfor er planlægning, god tid i forvejen, med til at gøre hele arrangementet meget mere overskueligt. Få et overblik over hvilken dag der er flest som kan deltage i julefrokosten og hvor mange der deltager, da planlægningen af lokation, mad og drikke afhænger af dette.

2. Budget

I planlægningen er budgettet uden tvivl også vigtigt. Hvis der indkræves penge for gæsterne, er det godt at melde ud hvor meget så man undgår misforståelser. Man kan med fordel inddele posterne i kategorier, så budgettet bliver velstruktureret og så et ekstra råderum til uforudsete udgifter bliver muliggjort.

3. Gør noget særligt ud af invitationerne

Enhver fest starter med en god og fængende invitation, hvor der er rig mulighed for at give dine gæster et indtryk af, hvilken fest de skal til. Uanset om invitationen skal sendes over mail, som et event på Facebook eller med posten, kan I med fordel gøre noget særligt ud af invitationerne for at sikre ingen vil gå glip af lige præcis jeres julefrokost!

4. Lokation

Uanset hvor mange gæster der skal deltage i julefrokosten, er det altid en fordel at finde den optimale lokation hurtigst muligt. Den valgte lokation må ikke være for lille, da energien i rummet hurtigt vil forsvinde hvis gæsterne føler sig indeklemt. Dog må der heller ikke være for meget plads, da en julefrokost handler om at komme hinanden ved og måske skabe nye relationer på kryds og tværs af jeres virksomhed.

5. Transport

En vigtig detalje der skal tages med i overvejelserne, er transport til og fra lokationen. Er det nemt at komme til lokationen for alle gæsterne? Skal der arrangeres transport til og fra julefrokosten og er der brug for overnatning? Disse overvejelser er vigtige ved valg af den rette lokation.

6. Rummet og placering af bar og scene

Baren og scenen er to hovedelementer til en julefrokost, som er med til at fastholde momentum i arrangementet. Lang kø ved baren og ikke at være i stand til at se hvis der sker på scenen, er ikke optimalt for aftens festglade gæster, og derfor har denne del af planlægningen stor betydning for gæsternes samlede oplevelse.

7. Værter og konferenciers

En god vært eller konferencier kan uden tvivl være med til sætte gang i festen og få gang i snakken og den gode stemning. Udover løfte arrangementet til et højere niveau, er værter eller konferenciers også en god måde at have en naturlig tovholder, som informerer gæsterne om aftens forløb.

8. Musik og underholdning

Ingen fest uden musik! Hvis der skal bookes en musiker eller anden form for underholdning er det vigtigt at tænke på publikummet og rummets størrelse. Derudover må man ikke glemme vigtigheden af den gode stemning der automatisk opstår, når den rette rytme fanger de mætte gæsters opmærksomhed.

9. Planlæg forskellige aktiviteter og lege

En julefrokost strækker sig ofte over en del timer, og derfor kan det være rart med et afbræk fra maden. Det er nødvendigvis ikke alle der kender hinanden til en julefrokost, og derfor er quizzer eller andre selskabslege en god måde at lære hinanden bedre at kende.

10. Mad og drikke

Et af nøgleelementerne i et succesfuldt event er maden. Derfor skal der tages stilling til om der ønskes en traditionel julebuffet, en tre retters menu eller noget helt tredje som måske en temaaften med f.eks. italiensk mad og tapas. Dertil kommer drikkevarerne under middagen og senere i baren. Skal der arrangeres cocktail bartender som kan diske op med et show undervejs?

11. Covid19 forholdsregler

Alle de ovenstående 10 kategorier har fået nye små “regler” her efter Covid19 er blevet hverdag.
Mad – Serveres i potions anretninger eller med få kokke til at give gæsterne maden. Ingen buffet eller tag selv
Drikke – Ingen genopfyldning af drinks i samme krus. Sørg for at vaske krus af efter hver drik
Aktiviteter –  Kan nemt gennemføres, kræver lidt mere plads og skal gennemtænkes i forhold til str på grupper og smitte muligheder
Musik – Ingen nævneværdige ændringer
Værter – Skal naturligvis under arrangementet informerer omkring tiltag, hvor der findes sprit og bede folk om at huske på de regler der findes
Venue – Forvent at venue skal være ca 50-100% større end tidligere, da folk ikk skal sidde så tæt som tidligere og der skal være rigeligt med plads omkring borde, bar, mad mm. Der skal også være tænkt på udsugning/udluftning så luften under eventen løbende bliver skiftet. Der skal være opstillet håndsprit stationer. Der skal være ekstra fokus på rengøring af alle service områder og WC’er
Transport – Hvis gæster skal med bus til venue, skal myndigheders anvisninger altid følges og det kan betyde at der skal færre gæster pr bus for at overholde krav.
Vær også opmærksom på at mange gæster måske gerne vil have mulighed for at trække sig lidt væk fra festen og kunne være for sig selv.
Virtual Event – Til dem som vælger ikke at deltage enten pga andre planer eller grundet Covid19, overvej da om en streaming kanal kan gøre at personalet alligvel føler sig som en del af festen. 

Den perfekte julefrokost kræver I tager de helt rigtige valg for jeres gæster.

Vi står klar til at hjælpe og tilbyde sparring, praktisk afvikling i det omfang i har brug for.